1. Wie zijn wij?
Mijn-PictoPlan is een online dienst voor visuele dagplanningen met pictogrammen. De dienst wordt aangeboden door:
- Bedrijfsnaam: [bedrijfsnaam / eenmanszaak], handelend onder de naam Mijn-PictoPlan
- Adres: Curiestraat 4, 9406BN Assen
- E-mail: support@mijn-pictoplan.nl
In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
2. Onze rol: verantwoordelijke of verwerker
Bij Mijn-PictoPlan hebben we twee rollen:
- Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we nodig hebben om jouw account en abonnement te beheren, zoals je naam, e-mailadres en facturen.
- Verwerker voor de gegevens die een organisatie (bijvoorbeeld een zorginstelling of school) zelf in Mijn-PictoPlan zet over cliënten, leerlingen en medewerkers. De organisatie is dan de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt wat er met die gegevens gebeurt. Voor organisaties stellen we een verwerkersovereenkomst beschikbaar. [CONTROLEREN: verwerkersovereenkomst opstellen]
3. Welke gegevens verwerken we?
| Soort gegevens | Voorbeelden |
|---|---|
| Accountgegevens | Naam van de organisatie of het account, contact-e-mailadres, gebruikersnamen, e-mailadressen van gebruikers en hun rol (beheerder of medewerker). Wachtwoorden slaan we alleen versleuteld (gehasht) op. |
| Gegevens van begeleiders | Naam, een eventuele pasfoto of gekozen kleur en het rooster waarin de begeleider staat. |
| Planningen | De naam van een planning, de activiteiten, tijden, teksten en de afbeeldingen die je zelf uploadt. |
| Schermen (viewers) | De naam van een gekoppeld scherm, de koppelcode, weergave-instellingen en wanneer het scherm voor het laatst actief was. |
| Facturatie en betaling | Naam, e-mailadres, het gekozen abonnement, facturen en de betaalstatus. |
| Technische gegevens | IP-adres en tijdstip bij inlogpogingen op het beheerportaal (ter beveiliging), en de standaard serverlogboeken van onze hostingpartij. |
| Contact | De inhoud van e-mails die je ons stuurt, bijvoorbeeld met een vraag over je account. |
Gevoelige gegevens
Mijn-PictoPlan heeft geen gezondheids- of dossiergegevens nodig en we vragen er ook niet om. Een planning kan wel iets zeggen over iemands dagritme of ondersteuningsbehoefte. We raden daarom aan om alleen een voornaam of roepnaam te gebruiken en geen medische informatie in planningen te zetten.
4. Waarom verwerken we deze gegevens?
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Je account aanmaken en de dienst leveren: planningen opslaan en tonen op je schermen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je abonnement beheren, factureren en betalingen verwerken | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je informeren over je account, bijvoorbeeld als je proefperiode afloopt of als het contactadres of een beheerder wijzigt | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| De dienst beveiligen en misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang |
| Facturen en boekhouding bewaren | Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
We gebruiken je gegevens niet voor advertenties en we verkopen ze niet aan anderen.
5. Met wie delen we gegevens?
We schakelen een aantal partijen in die gegevens voor ons verwerken. Met deze partijen maken we afspraken over de beveiliging en vertrouwelijkheid.
- Web-Oke (hosting): de website, de database en de e-mail draaien op servers van onze hostingpartij in Nederland.
- Moneybird (facturatie en betaling): voor het maken en versturen van facturen en het verwerken van online betalingen.
Lettertypen, pictogrammen en programmacode hosten we zelf op onze eigen server. We gebruiken daarvoor geen externe diensten zoals Google Fonts of CDN's, zodat je IP-adres niet bij zulke partijen terechtkomt.
We slaan persoonsgegevens op binnen de Europese Economische Ruimte.
We delen gegevens verder alleen als de wet ons daartoe verplicht.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
- Account, planningen en schermen: zolang je account actief is. Na het opzeggen bewaren we deze gegevens nog [bijv. 12 maanden], zodat je je abonnement kunt hervatten. Daarna verwijderen we ze. Wil je dat we je gegevens eerder verwijderen? Stuur ons dan een e-mail.
- Facturen en betalingsgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
- Inlogpogingen en logboeken: maximaal 90 dagen].
- E-mailcontact: zolang dat nodig is om je vraag af te handelen, daarna maximaal 2 jaar].
7. Cookies en lokale opslag
Mijn-PictoPlan gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en geen analysediensten.
- Sessiecookie: als je inlogt, plaatsen we een functionele sessiecookie, zodat je ingelogd blijft. Deze cookie verdwijnt als je uitlogt of je browser sluit.
- Lokale opslag in je browser: de viewer onthoudt instellingen op het apparaat zelf, zoals de weergave, kleuren, de nachtstand, de laatst gekozen planning en de koppelcode van het scherm. Deze gegevens blijven op je apparaat en worden niet voor andere doelen gebruikt.
Voor deze functionele opslag is geen toestemming nodig. Je kunt hem altijd wissen via de instellingen van je browser. De viewer moet daarna opnieuw worden gekoppeld.
8. Beveiliging
We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen, onder andere:
- alle verbindingen lopen via een beveiligde HTTPS-verbinding;
- wachtwoorden worden alleen versleuteld (gehasht) opgeslagen;
- schermen bij een cliënt staan standaard op slot;
- geüploade foto's worden verkleind, ontdaan van verborgen gegevens zoals de locatie, en opgeslagen in een afgeschermde map;
- het beheerportaal is extra beveiligd tegen herhaalde inlogpogingen.
Denk je dat er iets mis is met de beveiliging, of heb je een datalek ontdekt? Meld het dan direct via support@mijn-pictoplan.nl.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking, de verwerking laten beperken of je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen. Veel gegevens kun je zelf aanpassen in je dashboard.
Wil je een van deze rechten gebruiken? Stuur een e-mail naar support@mijn-pictoplan.nl. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen we je vragen je te identificeren.
Gaat het om gegevens die een organisatie over jou in Mijn-PictoPlan heeft gezet, bijvoorbeeld als cliënt of medewerker? Neem dan eerst contact op met die organisatie. Zij zijn verantwoordelijk voor die gegevens; wij helpen hen bij je verzoek.
10. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de dienst verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten per e-mail.