Handleiding voor Accountbeheerders

Hoofdstuk 1

Het Beheerdersdashboard

Als beheerder van de organisatie (klant) heb je centrale regie over het platform. Vanuit jouw dashboard beheer je gebruikerslicenties, bekijk je alle actieve dagplanningen binnen jouw team en configureer je organisatiebrede instellingen.

Team- & Gebruikersbeheer

Voeg medewerkers en begeleiders toe. Zij krijgen een eigen inlognaam en wachtwoord, waarmee zij alleen hun eigen cliëntplanningen beheren.

Centrale Woningroosters

Richt vaste dienstroosters in voor een woning of groep. Begeleiders kunnen deze met één klik overnemen in de individuele cliëntagenda's.

Privacy & Toegangsbeheer

Elke cliëntviewer kan worden vergrendeld met een pincode of wachtwoord, zodat cliënten niets per ongeluk wijzigen.

Hoofdstuk 2

Begeleiders & Medewerkers Toevoegen

Met een Bedrijfs- & Organisatieabonnement kun je meerdere begeleiders accounts geven. Iedere begeleider kan inloggen om planningen aan te maken of te bewerken.

1

Open het dashboard en ga naar "Teamleden Beheren"

Op je dashboard zie je het overzicht van actieve teamleden en het resterende aantal gebruikers binnen je abonnementsbundel. Klik op de knop "+ Nieuw Teamlid Toevoegen".

2

Inloggegevens instellen

Vul de gewenste gebruikersnaam (bijv. begeleider_marije), het e-mailadres en een tijdelijk wachtwoord in.

3

Rol toewijzen (Beheerder vs Medewerker)

Kies de rol:

Medewerker (Begeleider): Kan inloggen, eigen dagplanningen maken en bewerken, en roosters van diensten beheren. Heeft géén toegang tot facturatie of gebruikersbeheer.
Beheerder (Admin): Heeft volledige rechten om teamleden aan te maken, het abonnement te beheren en alle planningen in te zien.

4

Wachtwoord herstellen of medewerker verwijderen

Als een medewerker het wachtwoord is vergeten, kun je in de gebruikerslijst op "Wachtwoord Resetten" klikken en direct een nieuw wachtwoord opgeven. Vertrekt een medewerker? Dan verwijder je het account in één klik.

Handige tip: De dagplanningen die door een verwijderde medewerker zijn gemaakt blijven veilig bewaard onder jouw organisatie en kunnen direct aan een andere begeleider worden toegewezen.

Hoofdstuk 3

Het Centrale Begeleidersbestand

Cliënten met een verstandelijke beperking of autisme hebben veel baat bij visuele herkenning. In Mijn-PictoPlan kun je alle begeleiders van het team voorzien van een duidelijke pasfoto of herkenbare gekleurde avatar met initialen.

Ronde Cirkel-Uitsnijder (Facebook-stijl)

Bij het uploaden van een foto opent automatisch de slimme uitsnijder. Je kunt inzoomen, het gezicht centreren in de ronde cirkel en de foto zo nodig 90° draaien.

100% Veilige Afbeeldingen

Alle foto's worden automatisch geschaald naar WebP, gestript van gevoelige EXIF-locatiedata en opgeslagen in een beveiligde map zonder scriptuitvoering.

Privacy-optie: Kleur met Initialen

Wil een begeleider liever niet met foto op de tablet? Kies dan een vrolijke themakleur. Het systeem toont dan een 2× zo grote ronde badge met de initialen van de begeleider.

Centraal beheer: Als beheerder kun je het begeleidersbestand openen via de knop "Woningrooster & Begeleiders" in het dashboard. Zo kun je in één sessie alle foto's van het team uploaden of bijwerken.

Hoofdstuk 4

Centrale Woningroosters (Optie 2)

Wonen er meerdere cliënten op één woongroep of afdeling? Dan hebben alle cliënten meestal dezelfde dienstdoende begeleiders. Met Woningroosters definieer je het dienstrooster één keer centraal!

1

Woningrooster aanmaken in het Dashboard

Klik in het dashboard op "Woningroosters & Begeleiders" en maak een nieuw woningrooster aan (bijv. "Woongroep De Eik - Weekrooster").

2

Diensten invullen per dag

Vul per dag (Ma t/m Zo) de diensten in:

Dagdienst (D): 07:00 – 15:30
Avonddienst (A): 15:00 – 23:00
Nachtdienst (N): 23:00 – 07:00
Aangepast tijdblok: stel zelf begin- en eindtijd in.

3

Diensten doorkopiëren & bewerken

Heb je Maandag ingevuld? Klik op "Kopieer naar Ma t/m Vr" om de week in 1 seconde te vullen. Wil je een dienst aanpassen? Klik simpelweg op het potloodje (✏️).

4

Koppelen aan individuele cliëntplanningen

In de planning editor kan de begeleider kiezen voor: "Koppel met Woningrooster". Zodra de beheerder het centrale rooster aanpast (bijv. bij een zieke collega), wordt de verandering direct live gesynchroniseerd op alle gekoppelde cliëntenschermen!

Aanpasbare terminologie (Woning / Klas / Afdeling / Groep): Werk je in het speciaal onderwijs, een ziekenhuis of de dagbesteding? Via het keuzemenu Type (in het dashboard en in de editor) schakel je met één klik over naar Klasrooster, Afdelingsrooster of Groepsrooster. Alle knoppen, labels en instructieteksten veranderen automatisch mee naar het gewenste vakjargon.

Hoofdstuk 5

Toezicht & Beheer van Dagplanningen

Als organisatiebeheerder zie je in het dashboard een compleet overzicht van alle gemaakte dagplanningen binnen jouw instelling of gezin, inclusief de naam van de begeleider die de planning heeft aangemaakt.

Live Weergave Openen

Klik op "Tablet Viewer" of "Mobiel" om direct te zien wat de cliënt op zijn scherm ziet. Handig voor kwaliteitscontrole.

Planning Overnemen / Aanpassen

Je kunt als beheerder elke dagplanning direct openen in de editor om wijzigingen door te voeren of een back-up te maken.

QR-Codes Genereren

Print of deel de unieke QR-code van een cliëntplanning. Begeleiders of familie scannen deze met hun smartphone om de planning direct te openen.

Hoofdstuk 6

Tablets Inrichten & Kioskmodus (PWA)

Mijn-PictoPlan is een Progressive Web App (PWA). Dit betekent dat je de tabletviewer kunt installeren als een echte app zónder browserbalken, zodat cliënten niet kunnen verdwalen op internet.

iPad / iOS Inrichten:

1. Open Safari en navigeer naar de viewer-link van de cliënt.
2. Tik op de Deel-knop (vierkant met pijltje omhoog).
3. Scroll naar beneden en kies "Zet op beginscherm".
4. De app opent nu schermvullend zonder adresbalk of tabbladen.

Android / Samsung Tablet Inrichten:

1. Open Google Chrome en laad de viewer.
2. Tik rechtsboven op het menu (3 puntjes).
3. Kies "App installeren" of "Toevoegen aan startscherm".
4. De app wordt direct als zelfstandige kiosk-applicatie geïnstalleerd.

Automatisch verborgen knop: Zodra de viewer als geïnstalleerde app (kiosk) draait, verdwijnt de knop "Installeer App" automatisch uit de bovenbalk. Zo blijft het scherm voor de cliënt 100% rustig en overzichtelijk.

Hoofdstuk 7

Beveiliging, Pincodes & Schermvergrendeling

Om te voorkomen dat cliënten of bezoekers per ongeluk activiteiten verwijderen of instellingen wijzigen, beschikt elke viewer over een gecombineerd vergrendelingssysteem.

Standaard op Slot

Elke viewer staat bij openen of herladen op slot, zichtbaar aan het rode slotje rechtsboven. Cliënten kunnen de planning bekijken en door de weken bladeren, maar niets wijzigen en geen instellingen of andere planningen inzien. Na 3 minuten zonder aanraking gaat een ontgrendeld scherm vanzelf weer op slot.

Ontgrendelen door Begeleiding

Met een wachtwoord: klik op het slotje en voer het wachtwoord in; het slotje wordt groen/teal. Zonder wachtwoord: houd het scherm 3 seconden ingedrukt. Voor de beste beveiliging raden we een wachtwoord aan: dat wordt ook door de server gecontroleerd.

Visuele Puls-waarschuwing

Klikt een cliënt op een activiteit terwijl het scherm op slot staat? Dan pulseert het rode slotje subtiel om duidelijk te maken dat het scherm beveiligd is.

Hoofdstuk 8

Abonnement, Limieten & Facturatie

In je dashboard beheer je jouw actieve licenties, upgrade je naar meer capaciteit of beheer je facturatiegegevens via onze veilige Moneybird-koppeling.

Limieten & Verbruik Inzien

Bovenaan het dashboard zie je real-time hoeveel dagplanningen en teamleden er in gebruik zijn ten opzichte van het maximum van jouw pakket.

Upgraden naar meer locaties of teamleden

Klik op "Abonnement Beheren" om direct op te schalen naar een groter pakket of extra planningen toe te voegen.

Flexibel Opzeggen zonder verlies van data

Mijn-PictoPlan is maandelijks opzegbaar. Zeg je op, dan behoud je volledige toegang tot het einde van de lopende betaalperiode. Al je gemaakte dagplanningen en instellingen blijven bewaard mocht je later weer willen hervatten.

Hoofdstuk 9

Beheerders, Contactadres & Personeelswissel

Een account heeft altijd minimaal 1 en maximaal 2 beheerders. Daarnaast heeft het account één vast contactadres voor berichten over het abonnement, de proefperiode en de facturen. Zo blijft het account bereikbaar, ook als een beheerder vertrekt.

Een tweede beheerder of opvolger aanwijzen

Ga naar Gebruikers- & Toegangsbeheer en klik bij een medewerker op "Beheerder maken". Een beheerder moet een eigen e-mailadres hebben; vul dit zo nodig direct in. Beide beheerders krijgen daarna dezelfde rechten. Heeft de medewerker eigen dagplanningen? Draag die dan eerst over aan een andere medewerker, want een beheerder maakt zelf geen planningen.

Bij vertrek: de beheerdersrol overdragen

Maak eerst de opvolger beheerder. Daarna kan de vertrekkende beheerder op "Mijn beheerdersrol neerleggen" klikken, of de andere beheerder kiest bij hem of haar "Terugzetten naar medewerker" of verwijdert de gebruiker. Het systeem voorkomt dat een account zonder beheerder komt te zitten. Bij elke rolwijziging krijgen het contactadres en de betrokken persoon een melding per e-mail.

Contactadres van het account wijzigen

Klik op "Abonnement Beheren" en vul bij Contactadres account het nieuwe adres in. Het nieuwe adres krijgt een bevestigingslink (48 uur geldig) en wordt pas actief na bevestiging; het huidige adres krijgt een melding. Ook het adres waarop facturen binnenkomen wordt dan bijgewerkt. Tip: gebruik een algemeen adres van je organisatie (bijv. planning@...), dan hoeft er bij een personeelswissel niets te veranderen.

Vergeet het gedeelde wachtwoord niet

Iedereen die het gedeelde bedrijfswachtwoord kent, kan daarmee inloggen. Wijzig het daarom bij het vertrek van een medewerker of beheerder via "Bedrijfswachtwoord" in het gebruikersbeheer (of via "Abonnement Beheren"). Ter controle vul je je huidige wachtwoord in; het contactadres en de beheerders krijgen een melding. Geef het nieuwe wachtwoord daarna door aan het team. Heeft de vertrekkende persoon ook een eigen wachtwoord? Verwijder dan de gebruiker, of reset zijn of haar wachtwoord.