Handleiding voor Begeleiders

Hoofdstuk 1

Inloggen & Jouw Dashboard

Als begeleider heb je van je organisatiebeheerder een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen. Zodra je inlogt kom je in jouw eigen persoonlijke dashboard.

1

Inloggen op Mijn-PictoPlan

Ga naar de inlogpagina en vul je gebruikersnaam en wachtwoord in. Je wordt direct doorgestuurd naar het overzicht van jouw dagplanningen.

2

Overzicht van je cliënten en planningen

Elke planning heeft een eigen kaart met:

Bewerken: opent de interactieve editor om activiteiten aan te passen.
Tablet / Mobiel weergave: toont de live dagviewer voor de cliënt.
QR-code: om de planning direct te scannen en openen op een tablet of smartphone.

Hoofdstuk 2

Een Dagplanning Maken & Bewerken

De editor is de werkplaats waar je de dagstructuur van de cliënt samenstelt. Je ziet de dagen van de week en de tijdlijn van de dag.

1

Kies de dag en tijd

Bovenaan de editor klik je op de dag (bijv. Maandag of Dinsdag). Scroll naar het gewenste tijdstip op de tijdlijn.

2

Activiteit toevoegen & Pictogram kiezen

Klik op een leeg tijdvak of sleep een pictogram vanuit de linker bibliotheek naar de tijdlijn. Je kunt zoeken tussen duizenden duidelijke pictogrammen (eten, school, werk, vrije tijd, hygiëne, rust).

3

Start- en eindtijd bepalen

Stel de begin- en eindtijd in. Je kunt het blok op de tijdlijn ook simpelweg langer of korter slepen aan de onderrand.

4

Opslaan!

Klik rechtsboven op de groene knop "Opslaan". De wijzigingen zijn direct op alle actieve tablets en telefoons zichtbaar!

Hoofdstuk 3

Titels en Beschrijvingen Toevoegen

Soms is alleen een pictogram niet voldoende, of wil je de cliënt een extra aanwijzing geven. Daarom heeft elke activiteit zowel een vetgedrukte hoofdtitel als een optionele beschrijving (subtitel).

Vetgedrukte Hoofdtitel

Bijvoorbeeld "Tandenpoetsen", "Dagbesteding" of "Avondeten". Dit is de kernactiviteit die groot en duidelijk in het oog springt.

Subtitel / Beschrijving

Bijvoorbeeld "Vergeet de zandloper niet!" of "Samen koken met Begeleider Marije". Dit staat er subtiel onder in een rustige tint.

Nacht Samenvoegen

Met het vinkje "Nacht samenvoegen" (bijv. van 22:00 tot 07:00) maak je van de hele nachtrust één rustig blok, zodat de tijdlijn overdag compacter blijft.

Direct aanpassen: Klik in de editor simpelweg op het pictogram om het venster te openen. Pas de titel en beschrijving aan en klik op "Toepassen".

Hoofdstuk 4

Diensten & Weekrooster Koppelen

Cliënten willen graag direct zien welke begeleider er vandaag voor hen is. In Mijn-PictoPlan hoef je niet voor elke cliënt het hele dienstrooster over te typen: de agenda koppelt slim met het centrale weekrooster van de woning!

Hoe de samenwerking werkt: Op het centrale Dashboard worden de vaste Standaard Diensten (zoals Ochtend-, Avond- en Nachtdienst) en de Begeleiders beheerd. Ook wordt daar het algemene Weekrooster van de woning gemaakt. In de agenda van een individuele cliënt vink je vervolgens alleen aan welke van die diensten gelden voor deze specifieke cliënt. De app zoekt automatisch de juiste dienstdoende begeleider erbij!

1

Open "Begeleiders & weekrooster"

Klik in de bovenbalk van de editor op de knop "Begeleiders & weekrooster" (met het mensen-icoon). Zet bovenaan de schakelaar "Begeleidersrooster tonen voor deze planning" AAN of UIT. (Let op: deze instelling is volledig individueel per cliënt/agenda. Het in- of uitschakelen heeft géén invloed op andere cliënten of agenda's).

2

Kies het Woningrooster

Kies bij Type Rooster voor "Gekoppeld aan Woningrooster" en selecteer jouw woning of groep (bijv. Woning De Linde). De standaarddiensten van de woning worden direct geladen.

3

Kies de dag en vink de gewenste diensten aan

Kies een dag van de week (bijv. Maandag). Je ziet nu een lijst met alle standaarddiensten van de woning (bijv. O - Ochtenddienst, A - Avonddienst, N - Nachtdienst).

Vink simpelweg aan welke diensten gelden voor DEZE cliënt. Immers: niet elke dienst heeft interactie met deze cliënt (bijvoorbeeld: een cliënt bezoekt overdag de dagbesteding en heeft alleen ochtend- en avondbegeleiding).

4

De app zoekt automatisch de begeleider erbij!

Naast elke dienst zie je direct wie er volgens het centrale woningrooster die dag ingeroosterd staat, compleet met pasfoto of getekende avatar. Je hoeft zelf geen namen meer in te vullen.

Wordt er in het centrale woningrooster geruild of een vervanger ingepland? Dan toont de viewer van de cliënt automatisch en direct de juiste nieuwe begeleider!

5

Snel instellen met doorkopieer-knoppen

Wil je niet voor elke dag afzonderlijk vinkjes zetten? Gebruik de handige snelknoppen onder de dienstenlijst:

Alles aan / Alles uit: selecteer of deselecteer snel alle diensten van die dag.
Ma t/m Vr: kopieert de gekozen dienstselectie in 1 klik naar alle werkdagen.
Alle dagen: kopieert de selectie naar de hele week (inclusief het weekend).

Overzichtelijke weergave per modus:
• Gekoppeld aan Woningrooster: In de agenda zie je bewust alleen het tabblad Weekrooster (voor het aanvinken van de cliëntdiensten). De tabbladen voor het beheren van standaardtijden en medewerkers zijn verborgen om verwarring te voorkomen; deze beheer je centraal via het Dashboard (ook bereikbaar via de handige link rechtsboven in het venster).
• Eigen individueel rooster: Werkt de cliënt niet met een centrale woning? Kies dan voor "Eigen individueel rooster voor deze planning". De tabbladen Begeleiders Beheren en Standaard Diensten worden dan direct weer getoond, zodat je specifiek voor deze planning eigen medewerkers en tijdblokken kunt invoeren.

Hoofdstuk 5

Diensten Wijzigen & Snel Doorkopiëren

Diensten hoeven nooit dubbel te worden ingevoerd bij een wijziging of herhaling.

Automatische Live Synchronisatie

Wanneer je gekoppeld bent aan een woningrooster, worden roosterwijzigingen (zoals een ruiling of ziekmelding) direct automatisch live bijgewerkt op het scherm van de cliënt!

Kopiëren naar Ma t/m Vr

Heb je de dienstselectie voor maandag ingesteld en geldt dit voor de hele werkweek? Klik op "Ma t/m Vr" en alle weekdagen nemen de selectie direct over!

Individuele Diensten Aanpassen

Gebruik je een individueel rooster? Klik op het potloodje bij een dienst om tijden of begeleiders handmatig aan te passen en op te slaan.

Hoofdstuk 6

Je Pasfoto Instellen (met Cirkel-Zoom)

Een vriendelijke, herkenbare foto van de begeleider geeft de cliënt houvast. Mijn-PictoPlan heeft een ingebouwde ronde fotosnijder (net als bij WhatsApp of Facebook).

1

Ga naar Begeleiders & Pasfoto's

Voor een centrale woning beheer je pasfoto's via het Dashboard onder de tab "Begeleiders & Pasfoto's". Werk je met een individueel cliëntrooster, dan doe je dit direct in de agenda via de tab "Begeleiders Beheren".

2

Kies een foto vanaf je telefoon of computer

Klik op "Foto Uploaden". Er opent automatisch een scherm met een ronde cirkel.

3

Inzoomen, slepen en draaien

Zoomen: gebruik de schuifregelaar of de knoppen 🔍+ en 🔍- om je gezicht goed in beeld te brengen.
Slepen: schuif met je vinger of muis om je gezicht precies in het midden te zetten.
Draaien (🔄): staat de foto gekanteld? Met de rotatieknop draai je hem met 1 klik rechtop.

4

Uitsnede Gebruiken

Klik op "Uitsnede Gebruiken". Je ziet direct een 2× zo groot voorbeeld van je nieuwe profiel. Klik op "Opslaan" en je pasfoto staat klaar!

Geen foto gewenst? Geen probleem! Kies jouw favoriete themakleur. Mijn-PictoPlan toont dan automatisch een grote, vrolijke badge met jouw initialen op het scherm.

Hoofdstuk 7

De Live Viewer Bedienen (Tablet & Smartphone)

De viewer is het scherm dat voor de cliënt zichtbaar is in de woonkamer, slaapkamer of klaslokaal. Het scherm update automatisch real-time!

Wie heeft er nu dienst?

Rechtsboven in de viewer staat real-time de dienstdoende begeleider (met foto of badge). Wisselt de dienst om bijv. 15:00 uur? Dan verspringt de foto vanzelf!

Real-time Tijdlijn & Voortgang

De actuele activiteit licht op en heeft een duidelijke rand. Zo weet de cliënt in 1 oogopslag wat er nu gebeurt en wat de volgende activiteit is.

Rustig & Zonder Afleiding

Alle overbodige knoppen zijn weggewerkt zodat de cliënt rust en overzicht ervaart.

Hoofdstuk 8

Scherm op Slot Zetten & Ontgrendelen

Zodat cliënten niets per ongeluk wijzigen en geen andere planningen of instellingen kunnen inzien, staat de viewer standaard op slot. Alleen jij als begeleider ontgrendelt het scherm.

Standaard op slot (rood slotje)

Elke keer dat de viewer opent of herlaadt, staat hij op slot. Een cliënt kan de planning bekijken en door de weken bladeren, maar niets wijzigen en de instellingen niet openen. Tikt een cliënt op een pictogram, dan gebeurt er niets en pulseert het slotje ter waarschuwing.

Ontgrendelen zonder wachtwoord

Is er voor dit scherm geen wachtwoord ingesteld? Houd het scherm 3 seconden ingedrukt. Er verschijnt een ring die volloopt; zodra hij vol is, is het scherm ontgrendeld.

Ontgrendelen met wachtwoord

Is er wel een wachtwoord ingesteld? Klik op het rode slotje en voer het wachtwoord in. Het slotje wordt groen/teal en het scherm is ontgrendeld.

Weer op slot

Na 3 minuten zonder aanraking gaat het scherm vanzelf weer op slot, ook als je het vergeet. Wil je het direct afsluiten? Open de instellingen en kies "🔒 Vergrendelen".

Hoofdstuk 9

Als App op Tablet of Telefoon Installeren

Mijn-PictoPlan kan als een echte app worden geïnstalleerd op iPads, Android tablets en smartphones. Hierdoor verdwijnt de internet-adresbalk en draait het scherm als een kiosk.

Op Apple iPad of iPhone:

Open de viewer in Safari. Tik op het Deel-icoon (vierkantje met pijl omhoog) en kies "Zet op beginscherm".

Op Android tablet of Samsung:

Open de viewer in Google Chrome. Tik op de 3 puntjes rechtsboven en kies "App installeren" of "Toevoegen aan startscherm".

Zodra de app als fullscreen webapp geopend is, verdwijnt de installatieknop automatisch uit de bovenbalk.

Hoofdstuk 10

Planning Afdrukken als Weekposter (PDF)

Soms is het handig om de weekplanning op papier te hebben, bijvoorbeeld op de koelkast, op het mededelingenbord of mee in de schooltas.

1

Klik in de editor op "Afdrukken"

In de bovenbalk vind je de knop "Afdrukken" met een printericoontje. Er opent een overzichtelijk instellingenvenster.

2

Kies de gewenste weergave en opties

Hele Week (Landscape): Alle 7 dagen overzichtelijk naast elkaar op liggend A4.
Werkweek (Landscape): Maandag t/m vrijdag in 5 kolommen.
Dagoverzicht (Staand): Eén dag met extra grote pictogrammen en details.
Extra opties: Voeg afvinkvakjes [ ☐ ] toe (ideaal voor cliënten om zelf af te vinken), vermeld dienstdoende begeleiders en toon subtitels.

3

Direct afdrukken of opslaan als PDF

Klik op "Afdrukken / PDF". De browser opent direct het afdrukvenster inclusief printvoorbeeld, waar je direct kunt printen of kunt kiezen voor "Opslaan als PDF".